Polytechnique Montréal

Description du poste

Polytechnique Montréal est fière de faire partie de la liste « Les meilleurs employeurs de Montréal » 2025 de Mediacorp Canada   Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein cœur de Montréal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles.   Fière de ses 150 ans d'histoire, elle accueille aujourd'hui plus de 10 000 étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs.   Certifiée STARS, niveau Or, en développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, environnemental, économique et social. Elle valorise la diversité des personnes membres de son personnel et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi visant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées. Ayant reçu la certification Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.

 

 

Agente, agent aux affaires administratives

 

Sommaire du poste

 

Sous la responsabilité de la directrice adjointe à l'administration départementale, la personne recherchée assiste celle-ci en effectuant les travaux reliés aux activités administratives du département telles que la compilation de données statistiques ou financières, le suivi des comptes budgétaires et des revenus et dépenses, des fonds de recherche, de l'organisation de l'enseignement et le suivi des dossiers du personnel de recherche. Assure la liaison avec la communauté professorale et étudiante, le personnel, les fournisseurs et les services administratifs. Assure la mise à jour des dossiers et fichiers; recueille, compile, traite et diffuse, s'il y a lieu, l'information reliée à son secteur d'activités; prépare et effectue la saisie et le traitement de différents rapports et tableaux.

 

Principales responsabilités

 

• Collabore au contrôle, à la conciliation et au suivi des budgets alloués au département et fonds de recherche de la communauté professorale. À cette fin, effectue les vérifications appropriées, s'assure de la disponibilité des fonds, prépare ou valide différents formulaires administratifs tels que documents comptables, demandes d'achat, demandes de paiements et remboursements, transferts de fonds, etc.; prend les mesures requises relevant de sa compétence et/ou signale toute anomalie à qui de droit. Tient à jour la comptabilité et prépare, selon les procédures établies, les différents formulaires comptables requis. Prépare et assure le suivi de la facturation émanant du département. Assure le suivi des aides financières;
• Collabore à la coordination du dossier de recrutement des chargés de laboratoires et auxiliaires a l'enseignement, procède à l'affichage des charges et fait les contrats d'embauche;
• Tient à jour l'inventaire des locaux, des téléphones, des prises réseau, de l'ameublement, des systèmes de clés et lecteurs de cartes. Participe au suivi des travaux d'aménagement faits au département. Fait les demandes au Service des immeubles et en assure le suivi;
• Prépare et fait, selon les procédures établies, le suivi des dossiers relatifs à tout mouvement et renouvellement de personnel : prépare les différents formulaires administratifs requis tels que demandes, lettres d'embauche, contrats d'engagement. Tient à jour les banques de temps (vacances, maladie, etc.);
• Collabore à l'organisation de différentes activités départementales telles que : portes ouvertes, recrutement étudiants, visite de laboratoires, accueil des membres de la communauté étudiante;
• Soutien le secteur académique en période de pointe au niveau du cheminement académique de la clientèle étudiante. Conseille celle-ci et remonte l'information de tout débordement ou cas demandant une intervention rapide;
• Assume la responsabilité de l'application de la politique d'allocations et d'accès des divers locaux du département;
• Effectue des recherches dans la documentation et communique avec les différents services de Polytechnique pour obtenir et fournir des renseignements relatifs aux secteurs d'activités relevant de sa compétence;
• Participe à des rencontres à caractère administratif, fait des suggestions, prend note des décisions et donne les suites appropriées;
• Produit, sur demande, des statistiques ou relevés de données en lien avec son travail. Effectue la saisie et le traitement de textes et de données tels que lettres, rapports, tableaux statistiques et formulaires administratifs. Utilise les logiciels en usage;
• Initie d'autres membres du personnel dont le travail est relié aux affaires administratives;
• Assume la responsabilité d'un système de classement et d'archivage, selon les politiques;
• Utilise et voit à l'entretien courant de divers appareils tels que système informatisé de traitement de l'information, photocopieur, télécopieur, calculatrice;
• Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

Exigences

Profil recherché

• Bonne connaissance des enjeux SST des travaux en mode occupé dans d'anciens bâtiments.
• Bonne capacité dans la lecture et l'analyse des plans et devis.
• Connaissance des plateformes de collaboration en ligne et des outils de suivi de chantiers.
• Bonne connaissance de la suite Office (p. ex. : Word, Excel, PowerPoint).
• Solides compétences analytiques, y compris une expérience dans la génération de rapports, l'utilisation de tableurs et la communication de données et d'informations complexes de manière organisée et compréhensible.
• Capacité de mener et animer des réunions, comités de chantiers et pauses sécurité.
• Aptitude à rassembler, organiser et présenter des informations provenant de diverses sources originales et secondaires.
• Capacité à anticiper des problèmes et des risques et détecter des tendances dans la réalisation des travaux afin d'intervenir en prévention et en correction.
• Capacité à soutenir dans l'application des règles SST dans une approche participative et proactive.
• Capacité à bien communiquer, oralement et par écrit, avec des groupes variés et à travailler efficacement avec différentes personnes intervenantes.
• Habileté à développer et à maintenir des relations harmonieuses avec les collègues et les partenaires externes.
• Capacité à travailler sur plusieurs dossiers en chevauchement.
• Faire preuve de courage managérial.
• Connaissance des enjeux liés aux travaux dans des sites patrimoniaux (atout).

Conditions de travail

• Classe 8 (de 30,40 $ à 41,64 $).
• Emploi subventionné.
• Temps complet - 35 heures par semaine.