Ville de Brossard

Votre rôle

Sous la responsabilité de la Cheffe de service, Permis et inspection, la secrétaire assume différentes tâches de nature administrative dans le domaine de l'urbanisme.

Vos responsabilités

• Assemble des documents et recueille des données en s'assurant de leur conformité et exactitude; inscrit ces informations (ex.: statistiques, inventaires, etc.) dans les tableaux Excel ou autres, remplit des formulaires préétablis et les transmet à qui de droit;
• Réceptionne les plaintes et requêtes, effectue l'ouverture des dossiers s'il y a lieu et les acheminent aux personnes concernées;
• Révise, effectue la mise en forme, corrige et assure le suivi des constats d'infraction;
• Transcrit toutes correspondances reliées à l'urbanisme, à l'aide de traitement de texte, de tableaux, à partir de textes manuscrits, de notes, de brouillons et de courrier électronique;
• Rapporte toutes anomalies aux personnes concernées afin d'assurer le respect des procédures administratives;
• Compile et tient à jour des dossiers, des registres, des fiches, etc., y inscrit les informations pertinentes et en assure la mise à jour, le suivi, la classification et l'archivage;
• Prépare des commandes, reçoit les équipements et marchandises, veille à la distribution de ceux-ci aux personnes concernées, assure le suivi des inventaires, y compris la papeterie et agit à titre de personne ressource lors de mauvais fonctionnement des équipements. (ex. réparations diverses, requêtes au travaux publics, chauffage, etc.) Assure le suivi au besoin;
• Ouvre, estampille et distribue le courrier;
• Effectue différentes recherches dans les registres, les dossiers ou dans les bases de données dans le but de remplir l'information nécessaire;
• Obtient et donne, selon les politiques et procédures en vigueur, des informations relatives aux dossiers et aux documents dont il a la responsabilité;
• Classe des documents selon les procédures établies afin de les retracer facilement;
• Cette description n’est pas limitative; elle contient les éléments principaux à accomplir. L’employé peut être appelé à s’acquitter de toute autre tâche connexe demandée par son supérieur.