Collège Montmorency

Description du poste

Au Collège Montmorency, vous trouverez un milieu de vie stimulant, enrichissant et vibrant. Le Collège est une véritable ville en mouvement, qui réunit plus de 1000 membres du personnel et plus de 8500 étudiantes et étudiants. Côtoyer la population étudiante au quotidien stimule notre vitalité et notre créativité. Nos valeurs d’ouverture, d’engagement, de collaboration et d’innovation, offrent un environnement de travail favorisant l’accomplissement personnel et professionnel.

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à :
Vos défis
Au service de la francisation (80%):
 Répondre à la clientèle: fournir des informations sur les activités, cours, locaux, séance d’information, etc., par courriel, TEAMS ou en personne;
 Prendre en charge le processus complet d’inscription des étudiants; rédiger et envoyer des courriels de bienvenue et informatifs, collecter les coordonnées, participer à l’inscription dans Coba Collégial, préparer les massives pour les comptes informatiques, envoyer les codes et procédures Teams aux étudiants et enseignants, offrir l’aide technique pour l’installation et la navigation dans Teams, ajouter les nouveaux membres sur la plateforme, assurer le suivi des entrées différées, des transferts et des départ dans différents rapports et outils, collaborer aux réinscriptions, etc., et ce, pour les 8 sessions annuelles de la francisation;
 Extraire les listes de classe du MIFI de façon quotidienne et en assurer la diffusion à chaque début de session;
 Préparer et mettre à jour différents outils de suivis en collaboration avec l’équipe;
 Offrir l’assistance technique ainsi qu’effectuer les suivis aux étudiant(e)s, aux animateurs(trices) et aux enseignants(es) avec l’utilisation des outils de communication et plateformes, par exemple; Teams, Outlook, portail de service pour les demandes au CCTI et aux ressources matérielles, application mobile du collège, etc.;
 Mettre à jour et diffuser certaines informations sur les équipes TEAMS, ADN et babillards sur demande des techniciennes et conseillères pédagogiques;
 Offrir de l’aide et/ou remplacer aux bureaux d’accueil du Centre de formation continue et du Collège Montmorency pour accueillir la clientèle, effectuer des lettres de confirmation, la gestion et la distribution des vignettes de stationnement, les formulaires de cartes OPUS, les prêts de matériel aux enseignants et animateurs, la préparation des examens, les réservations de locaux, etc.;
 Soutenir le personnel enseignant, le personnel d’animation et le personnel administratif dans leurs tâches, dans les deux campus ou par TEAMS;
 Participer et collaborer à la mise en place d’événements en francisation : journées d’accueil, cérémonies de remises de diplômes dans les deux campus, salon des allophones, etc.;
 Travailler en collaboration avec l’équipe de soutien, les conseillers pédagogiques et la direction adjointe afin d’assurer le bon déroulement des sessions, entre autres: créer les classes dans Coba et Teams, réserver les salles de classe, réviser et partager des listes de classes, demandes d’impressions, aide aux suivis lors d’absence d’animateurs(trices) ou d’enseignants(es), etc.;  Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe demandée par les techniciennes, conseillères pédagogiques ou supérieur immédiat.
Aux secteurs de l’offre de cours de perfectionnement et/ou Services aux entreprises (SAE) (20%):
 Assurer la veille des pages de la DFCSE du site web du collège pour ces deux secteurs ;
 Sur une base régulière, rédiger des communications adressées aux partenaires, en collaboration avec l'équipe administrative ;
 Réviser et corriger s’il y a lieu, du matériel développé pour les cours, à la demande des formateurs;
Au besoin, cette personne accomplit toute autre tâche connexe en collaboration avec sa supérieure immédiate.

Exigences

Exigences
 Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec une option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente ;
 Avoir au moins une (1) année d'expérience pertinente ;
 La connaissance du français (vérifiée par les tests, note de passage 60%) ;
 Aptitudes à utiliser efficacement les outils informatiques de la suite Microsoft Office 365 (Word et Excel niveau débutant), (vérifiées par tests, note de passage 60% pour chacun des tests) ;
 La connaissance de l'anglais, niveau fonctionnel (vérifiée par test par une firme externe);
 Les connaissances de la plateforme Teams et de Coba Collégial seront considérés comme des atouts;

Conditions de travail

Projet spécifique
Durée du projet : jusqu’en juin 2025 avec possibilité de prolongation
Lundi au vendredi (35h/sem., 8h à 16h, horaire à confirmer)
Échelle salariale entre 22,36$/heure et 25,00$/heure