Polytechnique Montréal

  • Salaire : De 47211$ à 61552$
  • Type de poste : Affectation ou contrat
  • Ville : Montréal
  • Expérience requise : 3 ans
  • Statut : Temps plein

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Description du poste

Offre d'emploi de Conseiller aux étudiants - Polytechnique de Montréal
L’un des plus importants établissements de formation et de recherche en génie au Canada
 
Polytechnique Montréal favorise l'excellence, la créativité, l'intégrité, la collaboration, le respect, l'ouverture et la diversité. Reconnue comme étant l'un des meilleurs employeurs de Montréal, elle offre d'excellentes conditions de travail en misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés. Polytechnique applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et encourage les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes en situation de handicap à poser leur candidature. Des mesures d'adaptation peuvent être offertes à la demande des personnes en situation de handicap ou en fonction d'autres caractéristiques. Poser sa candidature à Polytechnique, c'est faire un bond vers une carrière enrichissante et s'ouvrir à un monde d'opportunités.
 

 
SECRÉTAIRE DE DIRECTION (Affectation temporaire)
POLYTECHNIQUE MONTRÉAL INTERNATIONAL (POINT)
 
Située sur le Mont-Royal, un emplacement exceptionnel en plein coeur de Montréal, Polytechnique est une université d'ingénierie de renommée internationale qui évolue dans un environnement certifié STARS. Elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles. Fondée en 1873, Polytechnique Montréal accueille aujourd'hui plus de huit mille cinq cents étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de plus de mille personnes aux compétences diverses. Prônant le développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et par son rôle actif dans le développement technologique, économique et social. Polytechnique se positionne sur les scènes locale, nationale et internationale en favorisant la synergie des écosystèmes de recherche.
 
Sommaire de la fonction
 
Sous la responsabilité de la supérieure immédiate, la personne recherchée participe aux opérations reliées aux activités de l'unité Polytechnique Montréal International (POINT). Elle assure un soutien à la directrice dans l'accomplissement de ses tâches et responsabilités face à la mission de Polytechnique Montréal, tout en assumant la responsabilité de l'organisation, de la coordination et du suivi des dossiers administratifs de son unité. En l'absence de sa supérieure, elle voit au maintien et au suivi de certaines opérations et assure la bonne marche du bureau.
 
Principales responsabilités
 
  • Assure le suivi des processus administratifs des opérations courantes du POINT, et participe au suivi budgétaire des différents dossiers en recensant les données et/ou en comptabilisant les dépenses mensuelles et annuelles, et en préparant les documents requis par les services internes selon les échéanciers prescrits;
  • Prend les dispositions relatives à l'agenda de sa supérieure et des réunions du POINT. À cette fin, prend et fixe les rendez-vous, les lui rappelle, organise les rencontres selon les priorités et s'assure que tous les documents requis sont prêts. Peut réaménager l'emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus et s'assure de la présence de sa supérieure à ses différents rendez-vous;
  • Assure le secrétariat, effectue la mise en page de différents documents, en vérifie la qualité de présentation, l'orthographe et la grammaire tant en langue anglaise que française. Rédige des projets de réponses, note les suites à donner et effectue méthodiquement les suivis des dossiers. Met régulièrement à jour différentes bases de données générées par le POINT;
  • Assure le suivi des communications de la boîte courriel de sa supérieure. En ce qui concerne les courriels reçus dans la boîte courriel du POINT, les réachemine aux personnes responsables au sein de l'unité ou de Polytechnique Montréal. Récupère le courrier, le trie et le traite selon les priorités. À recours aux services externes de messagerie pour envoi à l'international, lorsque requis;
  • Collabore à la bonne organisation du POINT en sauvegardant et classant systématiquement l'information électronique, et en suggérant des modifications susceptibles d'améliorer le fonctionnement des activités du POINT. Veille à l'archivage annuel des documents selon les normes de Polytechnique;
  • Participe à l'organisation des nombreux évènements de représentation du POINT, dont l'accueil de délégations étrangères, en effectuant les réservations des salles et appareils requis, et en préparant le matériel et les documents nécessaires, dans le respect des procéduriers et échéanciers en vigueur;
  • Participe à la préparation et au formatage des offres de services/propositions et requêtes de financement pour les projets internationaux de développement;
  • Assure le suivi entourant les missions internationales des professeurs, experts et professionnels qui participent à des projets gérés par le POINT (demandes d'avances, rapports de déplacements, demandes de paiements, etc.);
  • Peut être appelé à entraîner ou former une ou plusieurs personnes;
  • Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

Exigences

  • Diplôme d'études collégiales (DEC) avec spécialisation en techniques administratives ou en techniques pertinentes à la fonction.
  • Trois (3) à cinq (5) années d'expérience pertinente. 
  • Maîtriser la langue française (parlée et écrite) et posséder une connaissance fonctionnelle de la langue anglaise.
  • Maîtriser les différents logiciels de la suite Office (p. ex. : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.) et les principales technologies de communication (visio-conférence, skype, etc).

Conditions de travail

  • Rémunération: Classe 8 (taux horaire de 25,94$ à 33,82$)
  • Statut: Temps complet - 35 heures par semaine
  • Durée du mandat: Indéterminée (à titre indicatif)
 
Pour postuler

Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service des ressources humaines en cliquant sur le bouton "POSTULER EN LIGNE".
 
Date limite de soumission des candidatures : jeudi 12 octobre 2020, à 17 h.
 
Après avoir complété l'analyse des candidatures reçues, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier se sera distingué.