Ordre des infirmières et infirmiers du Québec

  • Type de poste : Permanent
  • Ville : Montréal
  • Expérience requise : 5 ans
  • Statut : Temps plein

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Description du poste

Emploi Conseiller ou conseillère à la qualité de la pratique - OIIQ
Au nom de la santé des Québécois
 
L'Ordre des infirmières et infirmiers du Québec (OIIQ), avec ses quelque 74 000 membres et 15 000 étudiants, est le plus grand ordre professionnel dans le domaine de la santé au Québec. Guidé par ses valeurs de gouvernance que sont la confiance, la bienveillance, le respect et l'équité, l’OIIQ a pour mission d'assurer la protection du public par et avec les infirmières et infirmiers, tout en veillant à l'amélioration de la santé des Québécois. Acteur clé du monde de la santé, l’OIIQ est une organisation innovante qui guide les pratiques et l’évolution de la profession infirmière. Il a à coeur de façonner les soins infirmiers qui répondront aux besoins d’aujourd’hui et de demain.
 

 
Technicien, technicienne en administration
Direction, Stratégie de marque et communications
(Poste permanent à temps plein)
 
Sommaire de l'emploi

 

À la Direction, Stratégie de marque et communications, vous aurez à soutenir activement les activités des équipes de travail œuvrant au sein de la Direction et, plus particulièrement, contribuer à la réalisation des activités et projets relevant de ses deux directions adjointes, soit Stratégie de marque et Communications et relations avec les clientèles, par l’utilisation des notions de bureautique dédiées. Vous aurez notamment à participer à la gestion efficace des budgets de la Direction, au suivi des demandes de contrat, à la logistique des rencontres et à la production de documents, en plus d’assurer les suivis qui vous seront confiés.
 
Vous combinerez ces activités courantes en participant notamment à l’élaboration des objectifs à poursuivre, en assumant le leadership des façons de faire et en maximisant leur efficacité.

 

Responsabilités
 
  • Assurer la gestion des communications téléphoniques et par courriel des directions adjointes;
  • Veiller à offrir un service aux clientèles impeccable en vue de mieux répondre aux besoins des clientèles internes et externes desservies par notre Direction;
  • Effectuer la gestion de l’agenda des directions adjointes en fonction des besoins et organiser les activités relatives aux rencontres (convocation, préparation de documents, envoi de documents, réservation de salles et des équipements appropriés);
  • Collaborer à la préparation des prévisions;
  • Participer à l’administration et à la gestion adéquate des budgets;
  • Assurer le suivi des demandes de contrat en conformité avec la Politique d’approvisionnement responsable et d’approbations requises de l’Ordre, si applicable;
  • Remplir et soumettre les demandes de chèque et de facturation, entrer et traiter les engagements de dépenses et tenir les comptes de dépenses en fonction des normes et procédures en vigueur;
  • Contribuer à tenir à jour le tableau de suivi des dépenses et la facturation de la Direction;
  • Valider les rapports sur les ventes de produits et services offerts, en collaboration avec la Direction, Affaires financières;
  • Assister aux réunions, quand nécessaire, et faire la rédaction et la mise en page, à partir de prise de notes ou de textes, de toute correspondance et présentation, de tout formulaire ou de tout autre document;
  • Prêter assistance dans le traitement d’affichages d’emplois soumis par le courtier publicitaire et de formations lorsque nécessaire;
  • Collaborer au traitement et à la bonne résolution des requêtes et dossiers sous la gouverne de la Direction;
  • En l’absence de la secrétaire de direction seulement, envoyer les rappels aux employés de la Direction, veiller à ce que les feuilles de présence soient remplies en vue de la paie des employés et s’assurer de l’approbation par les directions adjointes;
  • Procéder à la classification des dossiers et de la documentation et la maintenir, autant électronique que papier, en fonction du plan de gestion documentaire adopté par l’organisation;
  • Remplacer la secrétaire de la Direction, en son absence, auprès de la directrice pour assumer les tâches essentielles;
  • Effectuer toute autre tâche connexe assignée par les directions adjointes.

Exigences

  • Diplôme d’études collégiales en administration. Certificat universitaire pertinent à l’emploi, un atout. Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par deux années d’expérience pertinentes à l’emploi;
  • Expérience pertinente d’au moins cinq ans. L’expérience manquante peut être compensée par une scolarité pertinente, supérieure à ce qui est exigé;
  • Bilinguisme (français et anglais), un atout;
  • Excellence de l’orthographe, de la grammaire et des habiletés rédactionnelles;
  • Maîtrise d’une méthode de prise de notes rapide;
  • Maîtrise élevée de la suite MS Office : Excel avancé, Outlook, PowerPoint et Word avancé.

Profil recherché

  • Savoir-faire face à l’ambiguïté et l’incertitude.
  • Faire preuve d’autonomie et d’intégrité.
  • Savoir gérer les priorités et avoir la capacité de gérer plusieurs dossiers simultanément.
  • Rigueur et souci de la qualité.
  • Don pour les relations interpersonnelles et le travail d’équipe.
  • Savoir informer et aptitudes à communiquer

Conditions de travail

En faisant carrière à l’Ordre, vous profiterez d’une foule d’avantages :
  • des assurances collectives complètes dès le premier jour;
  • un régime de retraite à prestations déterminées;
  • cinq semaines de vacances;
  • plusieurs congés favorisant la conciliation travail-vie personnelle;
  • un programme prévoyant le remboursement de frais de scolarité et de formation;
  • des activités sociales favorisant les échanges entre les employés;
  • des tarifs préférentiels auprès de nombreux partenaires. 
De plus, l’Ordre est installé au coeur du Technopôle Angus, dans un édifice certifié LEED inauguré en 2014 et offrant un design innovateur, une abondance de lumière naturelle, des aires de repos aménagées et des salles intégrant les dernières technologies.
 
Le Technopôle Angus est un quartier d’affaires et un milieu de vie en plein essor au coeur de Montréal : à la fois projet de revitalisation urbaine et laboratoire « grandeur nature » de développement durable, il accueille déjà 56 entreprises, quelque 2 500 travailleurs et une foule de services pour les besoins du quotidien.
 
Mise en candidature

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation à carrieres@oiiq.org au plus tard le 17 décembre 2018 à 17 h.