Université du Québec à Montréal (UQAM)

  • Type de poste : Permanent
  • Ville : Montréal
  • Expérience requise : 1 an
  • Statut : Temps plein

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Description du poste

DESCRIPTION SOMMAIRE DE LA DIVISION ET/OU DU SERVICE:

Le Service des affaires juridiques fournit le support requis pour assurer la protection des droits de l’Université sur toutes matières légales, à l’exception des matières relevant du droit du travail.

 

Le Service des affaires juridiques voit à l’élaboration des contrats et des protocoles entre l’Université et des tiers et les vise. Il conseille les membres de la direction, les cadres et les responsables de services et d’unités académiques dans toutes les matières ayant des incidences légales pour l’Université. Notamment, le Service des affaires juridiques assiste et conseille le personnel de l’Université dans le cadre des réclamations, litiges et procédures judiciaires tant en demande qu’en défense, représente l’Université et plaide devant les tribunaux administratifs. Il collabore à la refonte des règlements et politiques de l’Université et fournit les avis requis sur leur application. Le Services des affaires juridiques est aussi le conseiller juridique de la Fondation de l’UQAM.

 

La description de fonction peut être consultée au Service des ressources humaines et au Syndicat.


DESCRIPTION DÉTAILLÉE DE LA FONCTION (à titre indicatif) :

Cette personne :

1.

Procède à l’ouverture des dossiers, à leur classification, effectue la mise à jour et le transfert de certains dossiers au Service des archives et de gestion des documents;

2.

Reçoit et filtre les communications téléphoniques, donne des renseignements et effectue les recherches nécessaires afin de répondre aux demandes d'information provenant de la clientèle;

3.

Effectue des recherches et des vérifications à l'aide de différents documents tels que politique, procédure, règlement, index ou en communiquant avec différents organismes afin d’obtenir et transmettre des documents et des renseignements à la direction, au personnel enseignant, aux employées, employés, étudiantes, étudiants ainsi qu'à la clientèle externe de l'Université et afin de tenir à jour les dossiers reliés à la gestion de ses activités; règle les problèmes relevant de sa compétence;

4.

Collabore à l'organisation des activités du service; effectue les recherches nécessaires, communique avec les personnes concernées et prend les mesures appropriées afin d'en assurer la réalisation;

5.

Tient à jour l'agenda de la personne désignée et prend les dispositions s'y rattachant telles que modification de l'agenda en tenant compte des urgences et des priorités; s'assure du respect des échéanciers et remet les cas en suspens à la personne désignée au moment approprié ; tient le registre des prescriptions relatives aux réclamations et aux procédures judiciaires;

6.

Effectue diverses tâches de support à l'organisation de réunions telles que conciliation des disponibilités, préparation de l'ordre du jour, convocation, réservation de salles, préparation matérielle et distribution de documents nécessaires à l'étude de dossiers par les personnes désignées; sur demande, assiste aux réunions, prend les notes, rédige les documents qui y sont associés tels que procès-verbaux et les extraits de résolutions et assure le suivi des décisions qui en découlent;

7.

Tient à jour la comptabilité relative aux budgets de fonctionnement et en effectue la saisie de données correspondantes; concilie les rapports émis par les services financiers avec les pièces qu'elle détient et informe la personne désignée des états de compte; assume la responsabilité d'une petite caisse; à cet effet, s'assure d'avoir les pièces justificatives à ces renflouements; remplit le formulaire approprié et l'achemine à l'unité administrative concernée;

8.

Effectue la recherche, consulte et vérifie des registres (plumitifs de dossiers judiciaires, index cadastraux) interroge des banques de données, compile et organise les données nécessaires à la production de divers documents tels que procédures judiciaires, tableaux, lettres, modifications budgétaires et rapports; assure la conformité des procédures judiciaires aux règles de présentation de celles-ci prévues au Code de procédure civile et adoptées par les Tribunaux et les Cours de justice; assure leur signification par huissier ou autrement et vérifie leur production auprès des greffes des divers Tribunaux et Cours de justice; tient à jour et compile des données nécessaires à la production de statistiques et de différentes listes telles que liste de subventions, de clients, d'employées, d'employés et en commande l'impression;

9.

Dépouille le courrier, en prend connaissance, le trie et le distribue en fonction des priorités; rédige la correspondance, dont des projets de lettres de mise en demeure à des tiers et de transmission aux assureurs et les preuves de réclamation auprès de syndics de faillite, la transmet aux fins de signature et signe celle d'ordre courant et assure le suivi des dossiers;

10.

Effectue diverses tâches relatives à la gestion des dossiers relevant de ses activités tels que, mise à jour des règlements de l’Université en conformité aux résolutions adoptées par le Conseil d’administration, réception et suivi de diverses réclamations formulées par et contre l’Université, prise en note des messages d'absence, cueillette et vérification des feuilles de réclamation des employées, employés avec les avis d'absence, demande de personnel provisoire et demande de paiement; remplit les formulaires appropriés, les soumet aux fins de signature ou les signe lorsque permis par les normes et les procédures; règle les problèmes qui y sont associés et en assure le suivi; agit comme commissaire à l’assermentation;

11.

Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que voyage, congrès et colloque; réserve l'hébergement, le transport, les locaux et les équipements audiovisuels et complète les demandes de remboursement des personnes désignées;

12.

Contrôle et tient à jour différents inventaires tels que clés, matériel de bureau, fournitures et produits et en effectue la saisie de données correspondantes; remplit le formulaire approprié, le transmet à la personne désignée aux fins de signature et l'achemine à l'unité administrative concernée; règle les problèmes qui y sont associés et en assure le suivi;

13.

Utilise différents appareils de bureau tels que ordinateur, photocopieur et télécopieur;

14.

Voit à l'entretien des différents appareils tels que photocopieur, imprimante et télécopieur; effectue les appels de service auprès des fournisseurs accrédités d'entretien et de réparation;

15.

Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

 

Exigences

Scolarité :

Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat et attestation de spécialisation professionnelle (ASP) en secrétariat juridique

Expérience :

Une (1) année d’expérience pertinente

Autres :

Minimum de 75 % au test de français.

 

Conditions de travail

Secteur de travail | Unité organisationnelle :

Service des affaires juridiques

Groupe d’emploi :

Bureau

Statut :

Poste permanent | Régulier temps complet

Horaire :

Régulier 35 heures / semaine

Pavillon :

D : Athanase-David

 

Salaire :

Entre 22.76 $ et 28.84 $

Classement salarial :

6

Les avantages[1] :

  • Perspective de carrière diversifiée et intéressante;
  • Programme d’avantages sociaux et régime de retraite;
  • Programme de formation et perfectionnement;
  • Horaire d’été et politique avantageuse de vacances annuelles;
  • Rémunération globale et conditions de travail concurrentielles;
  • Accès facile en transport en commun.


[1] Les avantages s’appliquent selon certaines conditions.