Cégep Heritage College

Description du poste

NUMÉRO DE CONCOURS:
C23-24-SS-10

POSTE:
Agent(e) de soutien administratif - Classe I
(Remplacement temporaire à temps complet pour une période indéterminée.)

DÉPARTEMENT:
Bureau de l’information (Ressources humaines)

SUPÉRIEUR IMMÉDIAT:
Michèle Charlebois

PRÉDÉCESSEUR:
Lisa DuBroy

EMPLACEMENT:
325, boul. de la Cité-des-Jeunes, Gatineau (Québec) J8Y 6T3

HORAIRE DE TRAVAIL:
35 heures par semaine du lundi au vendredi
De 8 h 30 à 16 h 30

ÉCHELLE SALARIALE:
De 22,36 à 25,00 $ de l’heure

SOMMAIRE:
Le travail principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à recevoir et à transférer les appels téléphoniques, à accomplir diverses tâches administratives de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et à exécuter des travaux de secrétariat liés aux activités de son domaine d’emploi.

Exigences

TÂCHES:

• Imprime, numérise et photocopie les travaux soumis par les professeurs et, à l’occasion, par autres départements y compris l’administration.
• Imprime, photocopie et relie des manuels.
• Reçoit et transfère les appels téléphoniques entrants.
• Aide à numériser des documents, à les convertir de ou en PDF et à les rendre interactifs.
• Aide à communiquer des événements spéciaux au moyen d’affichages numériques et d’Omnivox.
• Établit les appels interurbains.
• Commande les fournitures de bureau.
• Assure l’entretien courant des photocopieurs et communique avec les entreprises Xerox/Ricoh lorsque des réparations doivent être effectuées.
• Veille à ce que des quantités suffisantes de papier, d'agrafes, etc. soient à la disposition des employé(e)s utilisant les photocopieurs.
• Assure l’entretien courant du télécopieur, distribue les télécopies reçues et commande du papier.
• Reçoit et distribue le courrier, pèse (au besoin) et affranchit correctement le courrier sortant.
• Reçoit les livraisons en provenance d'entreprises de messagerie externes.
• Reçoit les travaux d'étudiant(e)s, y appose un tampon et les distribue.
• Dirige les visiteurs et les étudiant(e)s vers les bureaux pertinents et fournit des renseignements au besoin.
• Vérifie périodiquement le solde de l'affranchisseuse et fait au besoin une demande d'argent pour cet appareil.
• Affecte les boîtes postales aux nouveaux professeurs en fonction de la liste fournie.
• Tient un système de classement à jour conformément au système de classification du Collège.
• Tient un inventaire à jour des fournitures de bureau.
• Signale tout problème lié à l'édifice au Service des ressources matérielles.
• Suit les procédures établies en cas d'urgence.
• Applique les lignes directrices, procédures et politiques liées au service (par exemple, les lignes directrices concernant les visiteurs, les procédures de premiers soins, etc.).
• Peut être appelé(e) à participer à des activités menées à l'échelle du Collège.
• Agit à titre de remplaçant(e) pour aider à traiter les appels liés aux livraisons.
• Utilise et aide à utiliser le système de notification publique au besoin.
• Utilise différents outils de communication pour faciliter la diffusion de certaines informations au Collège (utilisation d’Omnivox, de téléviseurs, etc.).
• Aide à l’utilisation des procédures d’urgence du Collège (premiers soins, évacuation, etc.).
• Aide les Ressources humaines lorsque cela s’avère nécessaire.
• Au besoin, accomplit toute autre tâche connexe.

Profil recherché

QUALIFICATIONS MINIMALES:

• Doit détenir un diplôme d'études secondaires (DES) dans un domaine approprié, ou un diplôme ou une attestation dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
• Doit posséder au moins un (1) an d’expérience pertinente.
• Doit posséder de très bonnes compétences en communication en anglais et en français (oral, écrit et compréhension).
• Doit impérativement posséder de l’expérience dans l’utilisation des logiciels Microsoft Office, Teams et Outlook.
• Doit aimer travailler dans un environnement hautement complexe assujetti à un rythme élevé.
• Doit être capable de travailler dans un environnement parfois ambigu.

AUTRES QUALIFICATIONS:

• Doit posséder d’excellentes habiletés en communication, en organisation et en relations interpersonnelles.
• Doit posséder d’excellentes compétences analytiques et en résolution de problèmes.
• Doit être rapide, dynamique, créatif et avoir le souci du détail.
• Doit être en mesure de travailler de façon indépendante avec un minimum de supervision, et de bien travailler en équipe.
• Doit être capable de travailler efficacement dans le respect des échéanciers et de produire des résultats exacts.
• Doit faire preuve de flexibilité et posséder une grande capacité d’adaptation.
• Doit avoir d'excellentes compétences en service à la clientèle.
• Doit avoir une forte éthique de travail et faire preuve de discrétion.

Conditions de travail